Tripfile: What we guarantee and what we do not

Effective date: November 2, 2026

In Germany, a mileage log (Fahrtenbuch) for a company car must be kept in a way that the tax office calls "ordnungsgemäß". Other countries have their own rules. Tripfile is built to help you meet such requirements, but no app can promise the outcome.

What the app does

• Every trip records date, times, start and destination, odometer start and end, purpose and client or contact (business trips), category and detour note.
• A trip is a draft for 7 days and then locks automatically.
• After the lock, a change is stored as a new revision with a required reason. Nothing is overwritten. A cancelled trip stays in the history.
• A SHA-256 hash chain per vehicle links all revisions. The app shows "Integrity OK" when the chain verifies on your device, and it flags a broken chain.
• An odometer check flags gaps and overlaps.
• The PDF contains the vehicle header, month blocks, totals, the change log, the chain checksum and a signature line. The CSV export lists current trips.

What we guarantee

• The behavior described above works as designed and is covered by automated tests of the integrity logic.
• Your data stays on your device; we do not collect it (see the Privacy Policy).
• We reply to support requests at appkadag@gmail.com.

What we do not guarantee

• Acceptance by a tax office. Whether a mileage log is accepted depends on your case, the authority and the rules in force. Tripfile is not "approved", "certified" or "recognized" by any tax authority, and we do not claim that it is.
• Tax advice. We do not advise on deductions, the 1% rule, commuting allowances or rates. Mileage rates in the app are presets and estimates; check them against the official source for the year and country.
• Tamper-proof in an absolute sense. The hash chain makes later changes inside the app evident. It cannot stop someone with full control of the device or of the stored data from altering or deleting the whole database, and it does not prove that your entries are true. You are responsible for truthful, complete and timely entries.
• GPS accuracy. GPS distance can be off (tunnels, weak signal, battery savers). The odometer is the source of truth; the GPS value is only a prefill that you check.
• Data loss. We keep no copy of your data. Use the backup file and keep it safe.

Tips

Enter trips promptly, keep the odometer chain complete, fill in purpose and contact for every business trip, run the pre-export check, and ask your tax advisor whether the exported log meets your needs.

Questions: appkadag@gmail.com

Tripfile | Privacy Policy | Terms of Use

---

Tripfile: Was wir garantieren und was nicht

Stand: 2. November 2026

In Deutschland muss ein Fahrtenbuch für einen Dienstwagen so geführt werden, dass das Finanzamt es als "ordnungsgemäß" ansieht. Andere Länder haben eigene Regeln. Tripfile ist darauf ausgelegt, dich bei solchen Anforderungen zu unterstützen, aber keine App kann das Ergebnis versprechen.

Was die App tut

• Jede Fahrt erfasst Datum, Zeiten, Start und Ziel, Kilometerstand Anfang und Ende, Zweck und Kunde oder Kontakt (Geschäftsfahrten), Kategorie und Umwegvermerk.
• Eine Fahrt ist 7 Tage lang ein Entwurf und wird dann automatisch gesperrt.
• Nach der Sperre wird eine Änderung als neue Version mit Pflichtbegründung gespeichert. Nichts wird überschrieben. Eine stornierte Fahrt bleibt in der Historie.
• Eine SHA-256-Hash-Kette pro Fahrzeug verknüpft alle Versionen. Die App zeigt "Integrität OK", wenn die Kette auf deinem Gerät stimmt, und meldet eine gebrochene Kette.
• Eine Kilometerstand-Prüfung markiert Lücken und Überschneidungen.
• Das PDF enthält Fahrzeugkopf, Monatsblöcke, Summen, das Änderungsprotokoll, die Ketten-Prüfsumme und eine Unterschriftszeile. Der CSV-Export listet die aktuellen Fahrten.

Was wir garantieren

• Das oben beschriebene Verhalten funktioniert wie vorgesehen und die Integritätslogik ist durch automatische Tests abgedeckt.
• Deine Daten bleiben auf deinem Gerät; wir erheben sie nicht (siehe Datenschutzerklärung).
• Wir beantworten Support-Anfragen unter appkadag@gmail.com.

Was wir nicht garantieren

• Anerkennung durch das Finanzamt. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, hängt von deinem Fall, der Behörde und den geltenden Regeln ab. Tripfile ist von keiner Steuerbehörde "zugelassen", "zertifiziert" oder "anerkannt", und wir behaupten das auch nicht.
• Steuerberatung. Wir beraten nicht zu Abzügen, 1-%-Regel, Pendlerpauschale oder Sätzen. Kilometersätze in der App sind Voreinstellungen und Schätzungen; prüfe sie anhand der amtlichen Quelle für Jahr und Land.
• Manipulationssicherheit im absoluten Sinn. Die Hash-Kette macht spätere Änderungen innerhalb der App erkennbar. Sie kann nicht verhindern, dass jemand mit voller Kontrolle über das Gerät oder die gespeicherten Daten die ganze Datenbank verändert oder löscht, und sie beweist nicht, dass deine Einträge wahr sind. Für wahrheitsgemäße, vollständige und zeitnahe Einträge bist du verantwortlich.
• GPS-Genauigkeit. Die GPS-Strecke kann abweichen (Tunnel, schwaches Signal, Energiesparmodi). Der Kilometerstand ist maßgeblich; der GPS-Wert ist nur eine Vorbelegung, die du prüfst.
• Datenverlust. Wir führen keine Kopie deiner Daten. Nutze die Backup-Datei und bewahre sie sicher auf.

Tipps

Trage Fahrten zeitnah ein, halte die Kilometerstand-Kette lückenlos, fülle Zweck und Kontakt bei jeder Geschäftsfahrt aus, nutze die Prüfung vor dem Export und frage deinen Steuerberater, ob das exportierte Fahrtenbuch für dich ausreicht.

Fragen: appkadag@gmail.com

Tripfile | Datenschutzerklärung | Nutzungsbedingungen